档案馆转身：从文书保管员 到信息服务台

薏苡

　　

陈 霄 摄

    记者 王芳 通讯员 顾剑徵 曹爱君


　　
　　一份宣统年间下的聘书，一张标有“铁床已购”字样的结婚证，一个已在国外留学的女孩出生时留下的小脚印……这些都是跟百姓生活息息相关的家庭档案。
　　
　　每年的６月９日是国际档案日。今年国际档案日的主题是“档案在你身边”。市档案馆为此推出了一系列具有本地特色的宣传纪念活动，旨在让公众了解档案的独特性、稀缺性、关联性和重要性。
　　
　　当天，由市档案馆主办、江东区档案馆协办的“档案在你身边—宁波市社区与家庭档案展”在市档案馆开展，展览以老照片、实物为载体，陈列了近千件家庭档案精品，时间跨度从清代末期至今１００多年，反映了不同时代的宁波人入学、入伍、工作、结婚等日常生活的印迹。
　　
　　一份档案，就是一段触手可及的历史。
　　
　　个人信息需求猛增
　　
　　民生档案需集约管理集中利用
　　
　　市档案局局长孙伟良认为，“地方国家综合档案馆长期来以记录保存地方历史文献资料、党政文书和重大事件为主，并向社会提供利用。随着信息化、民生建设、社会管理的推进，满足日益增长的个人信息需求成为摆在档案部门面前的重要课题。”
　　
　　进入新世纪以来，我市档案工作完成转型，成为服务型政府的一个重要平台，成为民生信息需求的重要来源，成为社会管理的一个平台。
　　
　　我市近年来出台了一系列民生档案资源建设的规章制度，以国家综合档案馆为主体，民生档案资源整合初见成效。通过接收、寄存等形式，各级档案馆集聚了一批婚姻、知青、山林、房产、土地、移民、公证、破产企业等档案，实现了民生档案的集约管理和集中利用。
　　
　　２０１０年１０月印发的《宁波市档案馆档案接收办法》，是１９９０年４月《宁波市档案馆收集档案范围的规定》的修订和补充。与１９９０年度的规定相比，在收集的范围上有所调整，考虑到了民生档案、改制和破产企业重要档案、开发区及功能园区的档案、重大活动档案、重点建设项目档案的接收问题，在档案门类中增加了声像、实物、电子等各种载体形态。
　　
　　据市档案局档案管理处处长毛凌翔介绍，馆里目前能查到的民生档案，有文书档案、劳动人事关系档案、学籍档案、知青档案等，城建类的档案在市档案馆也有寄存，如房产证明等。还有革命历史档案，民国档案，最早的档案是康熙５０年（公元１７１１年）的。此外，建国后各大机关单位的档案，转制破产企业的员工工资名册等，都可以在市档案馆查找。
　　
　　２０１１年年底，前往市档案馆咨询和查阅相关档案证明材料及核定身份的人数猛增，日接待量接近１００人次。这些大量增加的查档人群主要是上世纪五六十年代的精减下放人员，下乡知青，未享受劳保的人员等，查阅内容是那个年代的招工介绍信和通知书、精减名册、户口迁移通知书等档案材料证明。此外，近年来前往市档案馆的市民主要是为了查阅退休待遇、住房补贴、劳动争议、伤残补贴等各类民生档案资料。
　　
　　在数字档案馆建设中，我市也把民生档案信息化作为重点和优先实施项目。目前，全市综合档案馆电子目录中心已全面建成，各级档案馆已完成电子目录数据突破千万条，建立各类民生档案专题数据库１００多个，条目３８０多万条。劳动社会保障、新型农村合作医疗、最低生活保障和社会救助等信息管理系统建立完善，基本实现了社保、民政档案管理与利用的现代化。全市卫生系统所有档案均实行了电子文档管理。
　　
　　三项便民措施本月起推出
　　
　　五类人员免收服务工本费
　　
　　本月起，市档案馆新推出三项便民服务措施：
　　
　　为困难老人送档上门。服务对象为７０周岁以上的孤寡老人、革命伤残军人、身体残障老人。
　　
　　函电代查、查档全程代办服务。函电代查，是指查档者在查阅开放档案时，可以通过电话、信函、网络等途径，将查档原因、内容告知查档窗口，工作人员查到档案资料后告知查档人，并代为补办查阅手续。查档全程代办服务，是指面向不识字或确实存在困难的群众，提供全程代办服务，包括代填写查阅档案申请、代完成馆内的查阅审核手续和完成利用效果登记，代复制档案资料等。
　　
　　免收查档及服务工本费。在免收查阅利用费的基础上，对部分市民免收服务工本费，包括：享受城市居民最低生活保障金待遇的人员、生活特困居民、下岗待业职工、残疾人、革命伤残军人、法律受援人等六类人员，以及复员退伍军人、现役军人、武装警察，获宁波市委、市政府以上表彰的先进个人、劳动模范和见义勇为奖人员，离休人员，无偿捐赠档案资料给宁波市档案馆的人员，受市以上档案行政管理部门表彰的人员等五类人员。
　　
　　“异地查档、跨馆服务”即将推行
　　
　　宁波绍兴公民查阅档案将实现互通
　　
　　法律规定，地方档案馆仅对本地公民提供利用服务。为解决市民居住地与所查档案保存地不同区域的矛盾，在居住地档案馆就能查到其他档案馆的档案信息，免去查档的来回奔波之累，市档案馆将于今年７月１日起推出“异地查档、跨馆服务”创新举措。
　　
　　“异地查档、跨馆服务”，就是充分利用国家档案馆现有馆藏资源，通过网络和信息技术，宁波市馆和其他兄弟馆建立协同查档合作机制。以查档者所在地的档案馆为前台，受理查档申请，以其他任何一家协作档案馆为后台，调阅可向查档者公开的民生档案或档案查询信息，使分散保存在各地档案馆的档案信息资源作为一个整体，集中提供给查阅者利用。
　　
　　“异地查档、跨馆服务”实施后，市民只要持身份证、介绍信等有效证件，办理有关手续后，就可以在宁波市内任何一家国家档案馆查询到存放在其他国家档案馆的档案信息。
　　
　　据悉，我市将在今年年底实现市及县（市）区两级国家档案馆的婚姻档案的“异地查档、跨馆服务”；至“十二五”末实现市及县（市）区两级国家档案馆的婚姻、知青、土地承包、山林承包这四大类档案的“异地查档、跨馆服务”。
　　
　　另据了解，宁波绍兴两市的档案馆日前签署了一份档案利用服务馆际合作协议，自７月１日起，宁波、绍兴两地社会组织和公民查阅档案将突破行政区域限制，实现互通互利。
　　
　　档案利用馆际合作，是指不同行政区域的国家综合档案馆，在各自依法履行职责的同时，利用馆藏档案资源，凭籍馆际合作平台，分别为另一地档案需求者提供帮助，包括咨询和委托查档。
　　
　　宁波、绍兴两市地域紧邻，文化同源，群众生活关系密切，跨地域档案需求量比较大。这次两地档案馆签订合作协议后，将为两地居民查档带去更多便利。
　　
　　据市档案局档案管理处处长毛凌翔介绍，接下去，市档案馆将与省内各市的国家档案馆，以及外来人口在宁波较多的外省档案馆开展合作。到２０１５年，将与省外４家档案馆建立查档合作机制，与贵州黔东南州档案馆的合作正在洽谈中。
　　
　　努力形成信息网络的互通，这是我市档案行政管理部门今年的大动作，目的是让档案信息真正实现共享。
　　
　　相关链接
　　
　　社区与家庭档案展
　　
　　免费开放
　　
　　欢迎提供精品家庭档案信息
　　
　　“档案在你身边———宁波市社区与家庭档案展”正向市民免费开放，开展时间为６月９日—７月５日，每天上午９：００—１１：３０，下午２：００—１７：００。地点：解放北路６９号宁波市档案馆一楼展厅。团体参观可拨打预约电话：８７１８６９４６。
　　
　　据了解，市档案馆将继续收集市民建立家庭档案的信息，如有市民家庭已建立档案的、保存的档案有一定价值的、想晒一晒自家的宝贝或者想咨询如何建立家庭档案的，可致电８７１８６９９２、８７１８６９５８。
　　
　　（王芳）
　　
　　能提供四世同堂老照片
　　
　　档案馆为你免费拍摄全家福
　　
　　全家福照片是家庭档案的重要内容，它纪录的是一个小家的变迁，也留下了时代的印迹。市档案馆自即日起开展免费拍摄四世同堂全家福照片活动，凡能提供或复制（可由档案馆复制）有保存价值的１０年以前拍摄的四世、五世同堂全家福老照片的市民，档案馆将免费为其家庭拍摄全家福一张。拍摄时间较早的全家福照片，或照片中有一定影响的历史名人，可适当放宽条件。
　　
　　如果你有这样的老照片，请与市档案馆联系。电话是：８７１８６９７８，８７１８６９７９。本次活动截止时间是今年年底。（王芳）
　　
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　　家庭档案的收集
　　
　　一是家庭理财方面的材料：包括家庭收入、支出账目，存单、股票等各类投资交易证卡，有价证券、工资条、水电费支出记录、保险凭据、借条、合同契约、贵重物品清单和发票等。
　　
　　二是家庭各类证（簿）：包括房产证、土地证、出生证、学生证、毕业证、学位证、工作证、结婚证、身份证、户口簿、职称资格证书、聘书、独生子女证和技术资格等级证书等。
　　
　　三是家用电器、设备方面的材料：包括各种家用电器及家具的说明书、保修卡、维修单、电路图和维修地点、联系电话等。
　　
　　四是医疗保健方面的材料：包括婴儿出生、保健材料；家庭成员病历、诊断书、医疗保健卡、各种检查（化验）单、体检表、血型报告、住院记录、疫苗接种和药物过敏记录、家庭成员意外伤害记录、饮食禁忌等。
　　
　　五是交友联谊方面的材料：包括亲朋好友的通讯录、来往书信、贺卡等。
　　
　　六是家庭成员个人成长方面的材料：包括家庭成员的生日、结婚纪念日及入学、入团、入党、应聘、升职、乔迁的日期，自传、简历、日记，奖状、奖牌、奖章，各种考试的成绩单。
　　
　　七是爱好、收藏：包括家庭成员个人爱好、收藏，如：书法书画作品、学术论文、专著、在各类报刊发表的文章及作品，名人好友题字题词等，邮票及封片等邮品，各类艺术品收藏，书报刊物收藏等。旅游景点门票、导游图、旅行线路图、游览日记等。
　　
　　八是家庭历史方面的材料：包括生卒日期、遗嘱、遗照、家谱族书、家史以及藏书、收藏品等。
　　
　　九是音像（电子）材料：包括家庭成员各个时期的照片，结婚、寿庆、旅游观光、聚会娱乐等活动形成的录音（录像）带、光盘、软盘等。
　　
　　十是其他有保存价值的家庭材料。
　　
　　（顾剑徵 王芳）
　　
　　家庭档案的整理与保管
　　
　　家庭档案的排列：按照家庭档案分类方法对材料进行系统地排列，同类别档案排列在一起，在同类别内按形成时间先后或重要程度排列顺序。
　　
　　家庭材料的装订：按“件”进行装订。装订方法有：１．粘接式，用胶水或固体胶等粘贴的方法；２．变形材料，采用钢夹、塑料夹等；３．缝纫机扎边，扎在每件的左边；４．无酸纸封套，一个封套装一件。
　　
　　家庭档案的编号：在不同类别的档案有序排列的基础上，给每件档案一个号码，用以固定家庭档案材料的位置，便于查找和利用。家庭档案编号应按每个档案盒内档案材料的排列顺序，从“１”开始编流水号。家庭档案数量较多的还应该给家庭档案盒编号，盒号按大类从“１”开始编流水号；家庭档案数量少的可不给家庭档案盒编号。
　　
　　家庭档案的编目：家庭档案目录的项目内容包括件号、题名、日期、页（张）数、盒号、备注等。家庭档案目录按类别内档案材料排列顺序逐件编制，单独存放。
　　
　　家庭档案的装盒：将家庭档案材料在同一类别内按件号顺序装入档案盒内，并填写档案盒背脊项目，包括家庭档案类别、盒号。一盒装满后，顺次装入下一盒。除档案盒外，也可采用档案袋、照片档案相册或就地取材用鞋盒子、衬衣盒、礼品盒等装档案。
　　
　　家庭档案的上架：一种是按家庭档案形成的先后顺序排列档案盒，另一种是在各个类别内实行流水排列档案盒。
　　
　　家庭档案的保管：把档案放入家庭档案柜或其他家具中存放。保密、隐私和贵重的家庭档案可单独存放。家庭应妥善保管家庭档案，注意防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘、防鼠等。
　　
　　（顾剑 徵王芳）