城事帮办活动基本流程

金宏亮

1、活动的申请：
    城事帮办总站活动需向服务部提出活动申请，并附上活动策划，由服务部负责人与站长商议通过后方可执行。
    服务小队本身的活动由小队负责人向站长提出活动申请，并附上活动策划，通过后方可执行。
    其他活动组织者应向该活动相近服务小队提出活动申请，并附上活动策划，由该小队负责人与站长商议通过后方可执行。

2、活动开展前的准备：
    活动批准后，活动中需要由帮办提供的道具、帮助等与志愿服务活动有关的内容，向服务部提交有关申请，由服务部酌情处理，无法处理的与站长联系，并向活动组织者做好解释说明工作；活动申请及策划由接收者转交组织监察处备案，（服务小队本身活动由小队负责人转交），组织监察处需要按照活动策划，事先了解活动情况，并安排活动监管员进行活动监管。
    服务部在为志愿服务提供帮助时，需要其他部门配合的，其他部门应按时有质量地完成，如其他部门无法完成时，则向站长求助；对无故拒绝配合的，可向站长提出。

3、活动的开展与责任：
    由活动申请人做好活动的所有准备工作，向服务部索取所需表单，并按规定使用，活动开展必须符合城事帮办的要求，活动组织者承担本次活动的主要责任，可临时加入城事帮办管理群，入群后群名片改为活动名称，并随时向管理层汇报活动进展。
    活动申请接收者（服务小队负责人、服务部）需要对所申请的活动做好活动开展的指导工作，并担负直接监督的责任。（服务小队本身活动由本小队负责人直接监督）
组织监察处部需要对所有承担监管责任。根据活动策划，对活动的筹备、进展、现场执行、总结等做好监督工作，如有违规情况存在，有权及时制止，并向组织者、小队负责人或服务部、站长通报相关情况，领导小队负责人、服务部处理相应情况。

4、活动现场
    在活动现场，除承担相应责任的管理者外，必须有2名以上管理层人员在活动现场，做好现场活动建议、保障工作（不得担任该次活动主要岗位）。如出现紧急情况，须随时承担、接替各项管理工作。并会同组织监察处做好情况处理汇报。

5、总结
    活动组织者需要保管好活动中涉及的所有文件，并在活动结束后的管理层会议做活动总结，并将所有文件、表单、照片(电子版)移交秘书处备案。（原递交的活动策划、活动申请、活动物资申请由组织监察处、服务部各自备案）

6、活动资金问题：若活动中涉及活动资金的，预算300元以下的，先自行垫付，活动结束后凭票据向组织监察处财务申报，由财务根据申报票据向站长领取资金发放；300元以上的（含），则先需以书面形式向站长提出活动资金申请，审批通过后可向站长预支50%，超过500元，预支80%，剩余部分，活动结束后凭票据向财务结算，由财务根据结算票据向站长领取资金发放。（所有资金去向须采购与活动组织者双签名，发票或收据上必须有财务章或公司章，超过20元的无章票据需要2名以上采购者与活动组织者签字证明。活动资金申请由财务自行备案）

7、活动有关资料的处理：在以上文件、表单的流通中，除活动资金申请、物资申请必须要书面形式，活动照片可以只有电子版外，可以使用电子稿。上交秘书处的所有文件、表单均需要书面形式、电子版两种。活动照片、活动总结还需要发送至申请接收者处，由其将活动内容发布在论坛上。

8、应急：如遇紧急情况，无法与站长取得联系，或无法递交书面申请的，由秘书处、服务部、组织监察处三部门共同知晓并同意，可进行100元以下的资金（或价值百元以下的物资）流动，且该资金可由任何一人出，事后归还，（物资由服务部批准后向有关人员领取）。但事后需要补交申请，并与站长取得联系。